Política de tratamiento de datos

Aquí puedes descargar nuestra política de datos

MARCO LEGAL

Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 17 literal K de la ley 1581 de 2012, ponemos a disposición el manual interno de políticas y procedimientos para el manejo de datos personales. Como responsables del tratamiento de datos personales encontrará a CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) con NIT: 900908648-5, ubicada en la carrera 5 Guillermo Gaviria Correa N° 4 – 16, Caicedo Antioquia, Colombia, Código Postal 056840. Para comunicaciones respecto del tratamiento de datos personales, puede hacerlo través del e-mail caicedonoviolento@gmail.com, llamando al teléfono (+57) 314 773 77 14 o contactándonos en la carrera 5 Guillermo Gaviria Correa N° 4 – 16, Caicedo Antioquia, Colombia, Código Postal 056840.

La ley 1581 de 2012 dicta las disposiciones generales para la protección de datos personales y aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

Según el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

GENERALIDADES

 

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este documento aplica para los datos personales registrados en las diferentes bases de datos de la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz), identificada con el NIT: 900908648-5.

2. Definiciones

Para un mejor entendimiento de este documento y según la ley 1581 de 2012 se entiende por:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular (usuario de nuestros sitios web, correo electrónico, participante en alguno de nuestros eventos, cliente, proveedor y demás personas que por alguna razón interactúan con la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz), para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que se pretende dar a los datos personales.

c. Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

d. Datos semiprivados: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

e. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (Aquellos aspectos físicos que mediante un análisis técnico permitan identificar las características físicas y singulares de una persona, resultando que es imposible la coincidencia de tales aspectos en dos individuos. Así se emplean para tales fines las huellas digitales, el iris del ojo, la voz, etc.).

Los datos sensibles, están dentro del conjunto de los datos privados. Por ejemplo, cuando en una base de datos se registre la orientación política o sexual de una persona, estos se consideran como datos sensibles y se exige un tratamiento especial.

f. Datos públicos: (Estado civil, profesión u oficio, si es comerciante o servidor público y los que puedan obtenerse sin reserva). Pueden estar contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

g. Datos privados: Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el Ej. Su fotografía o correo electrónico personal son datos privados. Estos pueden ser sensibles o no sensibles.

h. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

i. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

k. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, con asiento en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

l. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

m. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

3. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación nos acogemos a los principios rectores que promueve la ley 1581 de 2012.

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ‘ expreso e informado del Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La recolección y autorización de la información se llevará a cabo utilizando diferentes mecanismos que permitan la recolección de datos y la posterior consulta de los mismos con el fin de garantizar el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 frente a los deberes del responsable del tratamiento y los derechos de los titulares.

4.1. Electrónico/Digital: A través de los diferentes formularios ofrecidos en nuestro sitio web caicedonoviolento.com, concursos, campañas de e-mail marketing, campañas en redes sociales, programas de mensajería instantánea y demás portales y micro sitios o técnicas electrónicas legales que podamos utilizar y que permitan la posterior comprobación de autorización.

4.2. Documento físico: En el caso de eventos, campañas publicitarias, suscripciones, clientes, proveedores, concursos y eventos entre otros, se realizará a través de formatos y cupones previamente diseñados por la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) de tal forma que permitan cumplir la finalidad para la que se han recogido, previo cumplimiento de la ley 1581 de 2012.

4.3. Aliados estratégicos: En común acuerdo con nuestros aliados estratégicos y previa información al titular utilizaremos cualquier forma de las antes

4.4. Autorización del titular: La autorización para incluir los datos personales en nuestra base de datos, así como la consulta y solicitud de corrección se realizará de forma física, electrónica o de la manera técnica más conveniente y legal que permita realizar posteriores consultas, comprobaciones y correcciones, tal como lo indica la Ley 1581 de 2102. Única y exclusivamente el Titular será quien autorice a la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) y/o a sus aliados a través de los mecanismos mencionados para incluir, consultar o modificar sus datos personales en nuestras bases de datos, previa información de quien será el responsable de su tratamiento y la finalidad.

5.  TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

El Usuario o Titular de la información se somete al tratamiento de la información que plantee la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) cuando a través del mecanismo dispuesto para la recolección y autorización de la información éste (el Titular) acepte.

5.1  Si la información se obtiene de forma electrónica o física:

Si la información es obtenida o consignada en una base de datos electrónica dicha información se almacena en una base de datos de manera local o en servidores de hosting, donde nuestro proveedor podrá ser local o internacional.

Si la información es obtenida o consignada en medios físicos (cupones, formularios etc.) la información también puede ser digitalizada, y en cualquier forma, estará bajo custodia de la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) o de un tercero contratado para tal fin, así mismo, previamente informado y autorizado por el Titular, la información podrá compartirse con nuestros aliados respetando siempre la ley 1581 de 2012 y la ley de Hábeas Data, esto, con la finalidad de: Conocer sus opiniones, invitarlo a diferentes eventos, ofrecer regalos, enviar información de la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) y sus aliados, sondeos de opinión, titulares y comunicados de prensa etc.

Es de anotar que, la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) también solicita información a nuestros clientes y proveedores con fines comerciales.

En general la información solicitada contiene uno o varios de los siguientes ítems: nombre de la empresa, nombre de la persona/contacto, documento de identidad, cargo, ciudad de residencia o ubicación, sector económico, dirección, teléfono, email, fecha de cumpleaños, temas de preferencia e información más detalla según la finalidad u objetivo de recolección.

5.2. Tratamiento por terceros: Cuando la información personal provenga de una alianza estratégica comercial, el usuario será informado utilizando el mismo mecanismo de recolección de datos personales, y nuestro aliado deberá garantizar tanto el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 como la ley de Hábeas Data.

5.3. Tratamiento como aliado: Cuando la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) actúa como un aliado de otra compañía, pondremos a disposición nuestra política de tratamiento de datos personales de nuestro lado, nuestro aliado principal también deberá cumplir lo dispuesto por la ley.

6. DERECHOS Y DEBERES

 6.1. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Según lo dispuesto por la ley 1581 de 2012, es deber de la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz):

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.2. Deberes de los Encargados del Tratamiento: Según la ley 1581 de 2012 la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) y sus aliados contratados como Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.

h. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.3. Derechos de los Titulares: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) o sus aliados contratados como Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c. Ser informado por la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) o sus aliados contratados como Encargados del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complemente.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) o sus aliados contratados como Encargados del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento utilizando los diferentes mecanismos de procedimientos de acceso consulta y reclamación.

7. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACION

Para legitimar el ejercicio de los derechos del Titular, de acuerdo con el decreto 1377 de 2013 Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

7.1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

7.2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

7.3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

7.4. Por estipulación a favor de otro o para Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

7.5. Para accesar, consultar y/o reclamar sobre los datos personales deberá realizar el procedimiento a través de los mecanismos dispuestos por la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) tanto físicos como electrónicos/digitales. Esto es:

• Comunicación directa a través del e-mail caicedonoviolento@gmail.com
• Formulario digital de consulta/reclamación para el tratamiento de datos personales.
• Formulario físico de consulta/reclamación para el tratamiento de datos personales que podrá reclamar personalmente en la carrera 5 Guillermo Gaviria Correa N° 4 – 16, Caicedo Antioquia, Colombia.

8. REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

Dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales podrá revocar la autorización para el tratamiento de los mismos cuando así lo crea conveniente. Para esto, podrá utilizar los mecanismos dispuestos por la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) tanto físicos como electrónicos/digitales. Esto es:

• Envío de correo electrónico con la solicitud a caicedonoviolento@gmail.com
• Demás mecanismos incluidos dentro de nuestro sitio web.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 Como responsables del Tratamiento de datos personales, la CORPORACIÓN VIDA, DESARROLLO Y PAZ DEL OCCIDENTE ANTIOQUEÑO (Videpaz) se acoge a los principios de seguridad y confidencialidad implementando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y garantizando la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende dicho Tratamiento.